残業代請求のために必要な証拠と証拠がない場合の対策法について

残業代請求を検討している方の中には、証拠が必要なのか、また、どのような証拠があれば良いのか、また、手元に証拠がない場合はどうしたら良いかについて、悩んでおられる方がいらっしゃると思います。今回はこれらについて解説をいたします。

残業代請求に証拠は必要です。

残業代請求は、使用者と約束した労働時間や、法律で定められた労働時間よりも長く働いた場合に初めて認められるものです。そして、その労働時間は証拠によって判断します。

そして、労働者側と使用者側のどちらが、証拠によって労働時間を立証しないといけないのかと言うと、労働者側になります。

そのため、労働者の方が残業代請求をするためには、証拠を用意する必要があります。

また、使用者側は、事務所に備え付けてある就業規則を提出して、従業員の知らない不利な労働条件を主張することがあります。例えば、○○手当は残業代の性質があるので、○○手当を払ったことによって既に残業代は支払っている等の主張です。

このような主張を防ぐためには、あらかじめ、就業規則が使用者側の施設に備え付けられていなかったことを示す証拠を確保しておく必要があります。

タイムカード

労働時間を示す代表的な証拠です。機械による記録ですので、労働時間を正確に記録した証拠です。たまに、他の従業員が複数の従業員のタイムカードをまとめて押していたと使用者側が主張することがありますが、各従業員のタイムカードの打刻時間が酷似している場合に初めて認められる主張ですので、基本的にタイムカードの打刻時間は正確な労働時間を示していると言えます。

タイムカードがない場合に労働時間を示す証拠

タイムカードがない場合に、どのように労働時間を証明するかに悩むことがありますが、以下のような証拠があれば、労働時間を証明できることがあります。

タコグラフ

自動車が止まったり、動いている時間を記録しています。これもまた機械による記録ですので、労働時間を正確に記録した証拠です。

動いている時間帯は、基本的に労働をしているものとみなされます。早く事務所を出発しすぎている場合に、その時間帯は使用者が指示した労働時間ではないという主張がなされることもありますが、使用者の方で遅く出発しても間に合っている日があること等を証拠によって示して反論する必要があります。

止まっている時間帯は、休憩時間なのか労働時間なのかが争われる時間帯ですが、使用者の決めた休憩時間以外の時間帯に労働者が休憩をしていたと使用者側が主張するためには、ある程度の根拠が必要になります。

日報

出社時間、その後の活動時間、退社時間を、労働者が使用者側に申告する記録です。使用者側も確認しているはずの記録ですので、これもまた労働時間を正確に示す証拠と言えます。使用者側が、日報に記録されている時間が労働時間でないと主張するためには、証拠を提出して反論する必要があります。

LINEやメールによる家族への退社時間の報告

日常的に家族に対して退社時間をメールやLINEによって報告している場合は、退社時間を示す証拠になることがあります。

業務報告のメール

終業時に、上司に対し、その日の業務の内容メールで報告するということもありますので、その場合はメールを送った時間が労働時間を示す証拠になります。

日記・手帳

自分自身のために、日記や手帳で労働時間を日常的に記録している場合は、これらもまた労働時間の証拠になることがあります。

使用者側の反論に備えた証拠

使用者側は、事務所に備え付けてある就業規則を提出して、従業員の知らない不利な労働条件を主張することがあります。例えば、○○手当は残業代の性質があるので、○○手当を払ったことによって既に残業代は支払っている等の主張です。

このような主張を防ぐためには、あらかじめ、就業規則が使用者側の施設に備え付けられていなかったことを示す証拠を確保しておく必要があります。

例えば、使用者側の内部資料を保管するキャビネットの様子を写真に撮影しておき、使用者側に対して就業規則はどこに保管していたのかを尋ね、キャビネットであると回答した場合には、写真を提出し、就業規則はキャビネットでは保管されていなかったことを証明します。

また、最近では、就業規則は、社内の共有ネットワークに保存していることもありますので、共有ネットワーク上に就業規則が保管されていないような場合は、そのこともパソコンの画面を撮影するなりして証拠化しておくのが良いと思います。

他にも、使用者側が、労働者が事務所にいながら仕事をしていなかった等の主張をすることもありますが、最近の使用者側は、社内の共有ネットワークの各従業員の操作記録を記録していたりしますので、こういった証拠がないか等を使用者側に質問して開示をさせることを検討します。

操作記録が開示された結果、従業員が特定の取引先のデータを閲覧していて、その取引先に関する仕事をしていることが証明されるようなこともありますので、社内記録の開示請求は検討すべきかと考えます。

手元に証拠がない場合の対策法

タイムカード、タコグラフ、日報、及び、社内の共有ネットワークの操作記録は使用者側

が保管していますので、手元にないということはあり得ると思います。その場合は使用者側に対して要求することで、これらの開示を受けられることがあります。また、就業規則が備え付けられていなかったことを主張するのでない場合は、就業規則の提出を求めることもあり得ます。

まとめ

以上の通り、残業代請求には証拠が必要であること、労働時間の立証のための証拠や使用者側の反論に備えるための証拠にはどのようなものがあるか、並びに、証拠が手元にない場合の対策法をについて解説しました。紹介した内容はまだまだ一部ですので、自分が考えているこの証拠は利用できないだろうかとお悩みの方は、一度、当事務所へご相談頂けますと幸いです。